przechowywanie dokumentów

Przechowywanie dokumentów elektronicznych

Korzystając z księgowości online posługiwać się należy dokumentami elektronicznymi. Dzięki temu rozwiązaniu, oszczędzić można nie tylko czas i pieniądze, ale także środowisko. Ważnym aspektem księgowości elektronicznej jest odpowiednia archiwizacja dokumentów.

Zgodnie z polskimi przepisami archiwizacja dokumentów elektronicznych musi spełniać konkretne wymagania. E-faktury oraz inne e-dokumenty przechowywać można na dysku twardym lub w chmurze-najważniejsze, aby było to miejsce bezpieczne. Wybierając sposób w jaki przechowywać będzie się dokumenty elektroniczne należy pamiętać, że:

  • przechowywać je należy zgodnie z chronologią i z opisami pozwalającymi na ich odszukanie
  • należy je chronić przed niedozwolonymi zmianami, zniszczeniem lub też zmianami przez osoby niepowołane
  • nośniki danych muszą być odporne na zagrożenia
  • systematycznie należy przeprowadzać kopie zapasowe, aby nie utracić dokumentów
  • muszą być one przechowywane z bezpiecznym i chronionym programie

Archiwizacja dokumentów elektronicznych może być prowadzona zarówno przez samego przedsiębiorcę, jak i przez zewnętrzne biuro rachunkowe, któremu powierza się księgowość firmy. Powierzenie dokumentów obsłudze księgowej daje gwarancje bezpieczeństwa dokumentów  i poufności danych.

Przewiń do góry