obsługa online | Biuro księgowe online

Elektroniczne teczki kadrowe

Coraz więcej firm decyduje się na stosowanie innowacyjnych oraz nowoczesnych rozwiązań w zakresie prowadzenia firmy oraz obsługi księgowej. Ostatnio coraz większa grupa osób decyduje się na wprowadzenie w firmie elektronicznych teczek kadrowych – dlaczego to rozwiązanie może okazać się korzystne? W jaki sposób możemy zoptymalizować koszty prowadzonej działalności?

Elektroniczne teczki kadrowe umożliwiają pełną kontrolę nad informacjami oraz zachowanie pełnego porządku w „papierach”. E-dokumenty wpływają na pracę pracowników działu HR. Dlaczego warto skorzystać z tego rozwiązania?

1. Obniżenie kosztów prowadzenia dokumentacji pracowniczej
2. Oszczędność czasu
3. Stały dostęp do danych
4. Wszystkie dokumenty kadrowe w jednym miejscu
5. Bezpieczeństwo przechowywania danych
6. Automatyzacja oraz optymalizacja procesów kadrowo-płacowych

Skorzystanie z elektronicznych teczek kadrowych jest wygodnym rozwiązaniem dla właścicieli firm, którzy chcą wprowadzić w swoim biznesie innowacyjne sposoby na optymalizację kosztów.

Obowiązki księgowe w jednoosobowej działalności gospodarczej

Jednoosobowa działalność gospodarcza stanowi najprostszą formę prowadzenia biznesu. Jest to również forma, która może prowadzić stosunkowo prostą ewidencję księgową. Z tego powodu wielu właścicieli JDG postanawia samodzielnie wywiązywać się ze wszystkich ciążących na nich obowiązkach księgowych.
Podmiot, który będzie odpowiedzialny za prowadzenie księgowości w jednostce należy wskazać już na wniosku CEiDG o wpis. Przedsiębiorca, który postanowi samodzielnie prowadzić ewidencję powinien przede wszystkim zapoznać się z zasadami KPiR, ponieważ to na jej podstawie najczęściej wylicza się zaliczkę na podatek dochodowy. Następnie, w trakcie prowadzenia aktywnej działalności powinien ewidencjonować w niej każde zdarzenie gospodarcze, a pod koniec miesiąca sporządzić wydruk zapisów dokonanych w danym miesiącu. Kolejną kwestią, którą należy mieć na uwadze jest zweryfikowanie obowiązku zgłoszenia do VAT, a jeśli będzie konieczność zarejestrowanie firmy jako płatnika tego podatku.

Innymi, comiesięcznymi obowiązkami, z których trzeba się wywiązać są:

– obliczanie i odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy,
– sporządzanie i składanie deklaracji VAT,
– opłacanie składek ZUS,
– drukowanie i archiwizowanie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Kto może skorzystać z księgowości internetowej?

Jednym z etapów zakładania oraz prowadzenia firmy jest wybór odpowiedniego sposobu umożliwiającego prowadzenie księgowości (niezależnie od wybranej formy ewidencji księgowej). Dla przedsiębiorców to bardzo trudny wybór. Często chcą zmniejszyć koszty prowadzonej działalności i decydują się na samodzielną księgowość. Okazuje się, że w późniejszych etapach prowadzenia firmy ten wybór przynosi negatywne skutki wpływające na bezpieczeństwo firmy.

Co zrobić, aby optymalizować koszty w sposób bezpieczny? Najkorzystniejszym rozwiązaniem jest wybór księgowości internetowej.

Jak działa księgowość internetowa? Kto może skorzystać z księgowości internetowej?

Księgowość online jest bardzo wygodną opcją ewidencji księgowej. Współpracując z biurem rachunkowym otrzymujemy program do wystawiania faktur, który pomaga nam szybko i sprawnie przygotować fakturę bez względu na miejsce i czas.

Wybierając odpowiednie biuro rachunkowe otrzymujemy kompleksową obsługę, co to oznacza?
– możliwość wystawiania faktur
– zarządzanie sprzedażą
– sporządzanie deklaracji
– przesyłanie JPK
– sporządzanie umów
– ewidencjonowanie czasu pracy

Księgowość internetowa jest najlepszym rozwiązaniem dla osób, które cenią sobie czas oraz bezpieczeństwo. Ta opcja doskonale sprawdzi się w małych jak również dużych przedsiębiorstwach.

Elektroniczny wykaz podatników VAT

Przedsiębiorcy od 1 września 2019 roku mają dostęp do bezpłatnej i ogólnodostępnej bazy, zwanej biała lista podatników VAT. Wykaz ten daje możliwość weryfikacji kontrahentów pod kątem przynależności do rejestru podatników.

Biała lista podatników zawiera informacje o statusie podatników, którzy:

znajdują się w rejestrze,
zostali z niego wykreśleni lub
zostali do niego przywróceni

w okresie ostatnich 5 lat.

Podatnik za pomocą białej listy ma możliwość dokonania sprawdzenia swojego kontrahenta dla celów VAT oraz jego danych. Biała lista podatników VAT zawiera informacje takie jak:

nazwa firmy lub imię i nazwisko
numer nadany do identyfikacji na potrzeby podatku
status podmiotu
numer REGON
numer KRS
adres siedziby
adres stałego miejsca prowadzenia działalności
imiona i nazwiska prokurentów
dane wspólnika
daty rejestracji, wykreślenia z rejestru lub przywrócenia do rejestru
numery rachunków rozliczeniowych

W wykazie znajdują się indywidualne rachunki bankowe podatników, na które należy wykonywać transakcje.

Integracja księgowości i bankowości online

System księgowy nieodłącznie związany jest z finansami. Wygodę i bezpieczeństwo danych, a także automatyzację czynności finansowych zapewnić może obsługiwanie operacji księgowych bezpośrednio w systemie księgowym.
Nowoczesne technologie pozwalają na coraz łatwiejsze integrację między różnymi działami finansowo-księgowymi. Od pewnego czasu częstym zjawiskiem stało się łączenie bankowości z księgowością online, w celu przyśpieszenia procesów związanych z przepływami finansowymi. Zintegrowanie dwóch bliskich sobie systemów pozwala na optymalizację czasu, formalności i kosztów.
Dzięki połączeniu systemu do zarządzania i księgowości z serwisem bankowym, możliwa jest obsługa rachunku w jednym miejscu.
Dodatkowym atutem tego typu integracji jest wysokie bezpieczeństwo danych i stały do nich dostęp. System księgowy, który prowadzi zapisy w chmurze danych może w pełni bezpieczny sposób je przechowywać i przesyłać do systemów bankowych. Automatyzacji procesów związanych z połączeniem bankowości księgowości eliminuje się błędy i pomyłki, które spowodowane są często ręcznym wprowadzaniem danych i importowaniem ich z systemu ściekowego. Rozwiązanie to daje pewność, że dane są poprawne i aktualne.

Elektroniczny wykaz podatników VAT

Księgowość online – dlaczego warto?

Wykaz podatników VAT znany wszystkim jako biała lista podatników, obowiązuje do 1 września 2019 roku. Wykaz prowadzony jest w postaci elektronicznej obejmuje listę podatników zarejestrowanych, niezarejestrowanych, wykreślonych oraz przywróconych do rejestru VAT podatników.

Biała Lista Podatników ma na celu ułatwienie weryfikacji kontrahentów oraz zabezpieczeniu transakcji przed oszustwami podatkowymi. Stworzono zatem obowiązek weryfikacji kontrahenta zgodnie z informacjami z białej listy oraz dokonywania wpłat na rachunek zamieszczony w wykazie podatników, w sytuacji gdy:

dostawca jest czynnym podatnikiem VAT
wartość transakcji to co najmniej 15 000 zł

Informacje znajdujące się w wykazie to między innymi:

nazwa firmy lub imię i nazwisko płatnika
NIP, REGON
adres
numer rachunku bankowego
status podatnika
informacje dodatkowe

Przedsiębiorcom, którzy nie stosują się do zasad, a więc nie wykonując transakcji na wskazany w białej liście rachunek (jeśli spełniony jest pkt. 1) i pkt. 2)), grożą konsekwencje. Zaniechanie tego obowiązku skutkuje brakiem możliwości zaliczenia tej kwoty do kosztów uzyskania przychodów oraz w niektórych przypadkach poniesieniem przez przedsiębiorcę odpowiedzialności solidarnej, gdyby sprzedawca nie zapłacił podatku VAT od tej transakcji.