dokumenty elektroniczne

Elektroniczny wykaz podatników VAT

Przedsiębiorcy od 1 września 2019 roku mają dostęp do bezpłatnej i ogólnodostępnej bazy, zwanej biała lista podatników VAT. Wykaz ten daje możliwość weryfikacji kontrahentów pod kątem przynależności do rejestru podatników.

Biała lista podatników zawiera informacje o statusie podatników, którzy:

  1. znajdują się w rejestrze,
  2. zostali z niego wykreśleni lub
  3. zostali do niego przywróceni

w okresie ostatnich 5 lat.

Podatnik za pomocą białej listy ma możliwość dokonania sprawdzenia swojego kontrahenta dla celów VAT oraz jego danych. Biała lista podatników VAT zawiera informacje takie jak:

  • nazwa firmy lub imię i nazwisko
  • numer nadany do identyfikacji na potrzeby podatku
  • status podmiotu
  • numer REGON
  • numer KRS
  • adres siedziby
  • adres stałego miejsca prowadzenia działalności
  • imiona i nazwiska prokurentów
  • dane wspólnika
  • daty rejestracji, wykreślenia z rejestru lub przywrócenia do rejestru
  • numery rachunków rozliczeniowych

W wykazie znajdują się indywidualne rachunki bankowe podatników, na które należy wykonywać transakcje.

Przechowywanie dokumentów elektronicznych

Korzystając z księgowości online posługiwać się należy dokumentami elektronicznymi. Dzięki temu rozwiązaniu, oszczędzić można nie tylko czas i pieniądze, ale także środowisko. Ważnym aspektem księgowości elektronicznej jest odpowiednia archiwizacja dokumentów.

Zgodnie z polskimi przepisami archiwizacja dokumentów elektronicznych musi spełniać konkretne wymagania. E-faktury oraz inne e-dokumenty przechowywać można na dysku twardym lub w chmurze-najważniejsze, aby było to miejsce bezpieczne. Wybierając sposób w jaki przechowywać będzie się dokumenty elektroniczne należy pamiętać, że:

  • przechowywać je należy zgodnie z chronologią i z opisami pozwalającymi na ich odszukanie
  • należy je chronić przed niedozwolonymi zmianami, zniszczeniem lub też zmianami przez osoby niepowołane
  • nośniki danych muszą być odporne na zagrożenia
  • systematycznie należy przeprowadzać kopie zapasowe, aby nie utracić dokumentów
  • muszą być one przechowywane z bezpiecznym i chronionym programie

Archiwizacja dokumentów elektronicznych może być prowadzona zarówno przez samego przedsiębiorcę, jak i przez zewnętrzne biuro rachunkowe, któremu powierza się księgowość firmy. Powierzenie dokumentów obsłudze księgowej daje gwarancje bezpieczeństwa dokumentów  i poufności danych.

Przewiń do góry