Jednym z najważniejszych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji związanych ze stosunkiem pracy. W praktyce oznacza to, że niezależnie od formy prowadzonej działalności i liczby zatrudnionych pracowników pracodawca musi prowadzić akta osobowe pracownika.
Warto zaznaczyć, że ta forma dokumentacji często stanowi dowód w przypadku sporów wynikających ze stosunku pracy.
Akta osobowe powinny składać się z 4 części:
Część A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
Część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,
Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia danej osoby,
Część D – dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonych w innych przepisach
Istnieje możliwość prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej. Warto zaznaczyć, że ten sposób ewidencji zobowiązuje do posiadania odpowiedniego oprogramowania spełniającego narzucone wymagania techniczne.
Teczki osobowe pracowników muszą być przechowywane w bezpiecznym miejscu, które chroni je przed:
- zniszczeniem;
- utratą danych;
- dostępem osób nieupoważnionych;
- uszkodzeniem;
Imienne karty wynagrodzeń pracowników – o czym warto widzieć?