Prowadzenie akt osobowych pracownika

Jednym z najważniejszych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji związanych ze stosunkiem pracy. W praktyce oznacza to, że niezależnie od formy prowadzonej działalności i liczby zatrudnionych pracowników pracodawca musi prowadzić akta osobowe pracownika.

Warto zaznaczyć, że ta forma dokumentacji często stanowi dowód w przypadku sporów wynikających ze stosunku pracy.

Akta osobowe powinny składać się z 4 części:

Część A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
Część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,
Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia danej osoby,
Część D – dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonych w innych przepisach

Istnieje możliwość prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej. Warto zaznaczyć, że ten sposób ewidencji zobowiązuje do posiadania odpowiedniego oprogramowania spełniającego narzucone wymagania techniczne.

Teczki osobowe pracowników muszą być przechowywane w bezpiecznym miejscu, które chroni je przed:

  • zniszczeniem;
  • utratą danych;
  • dostępem osób nieupoważnionych;
  • uszkodzeniem;

 

Imienne karty wynagrodzeń pracowników – o czym warto widzieć?

Prowadzenie akt osobowych pracownika
Przewiń do góry